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                      【职场万花筒】会议上碰到的麻烦人

                      • by Rin
                      • 12月 19, 2021
                      • in 专栏, 职场万花筒
                      ShareTweetShare

                      何为开会?多数人会毫不犹豫地说,是为了跟进案子和解决问题。但现今仍有很多公司,不习惯与员工开会,自我蒙骗般地以为所有的工作进度如表面上看起来一样顺利无碍。因此,在管理学上才会提倡,团队之间一定要有系统化制度,一周至少开一次会,各自挤出一些事情来说,当作是默契练习。这阶段只是个开始,当会议进行到较成熟的时期,就会有很多事务可以认真地谈。好团队可塑造出良性竞争的环境,不好的则会让人像上战场打仗。

                      而会引发冲突的会议,可视为工作上职员间沟通不良的体现。尤其是爱惹事的同事,平日看似若无其事,却喜欢在开会时会趁机公报私仇,没人能因此而开除他人,更遗憾的还得常年见面、合作,确实很让人头疼。但我们还是可以学习换个方式来应变。




                      相片来源:freepik

                      会议中最难应对的职员有以下两种类型:

                      争论者(people who argue):虽然辩论是健康的,同事之间看事情可有不同的角度,然而争论者却往往会专注于微不足道的小事,完全不听任何人的观点,而且还会觉得自己被误解而感到生气。




                      统治者(people who dominate):统治者是健谈的,但也不是个好的聆听者,他们或许会有个人议程,会不断炫耀或展示知识或能力,却往往对建立共识缺乏认知。

                      如果不幸在会议上碰到争论者或统治者,首先一定要把情商控制好,别因受到对方的挑衅,而把事情个人化。最好的做法是,先让对方说完所有观点,小心翼翼地聆听内容后才予以回应。别忘了,会议中每位团员都有权发言的,可使用循环制(Round Robin)技巧,让大家参与给评。例如:“雪莉,这问题很重要,我希望也听听大家的意见,可来个“Round Robin”,从雷蒙德开始吧!”另外,若发现观点与议程无关,可如此回应:“雪莉,感谢你提到重要的A,今天会议先解决B,待会再一起讨论A吧!”面对情绪失控的同事,可放低声调说:“雪莉不好意思,你看起来很激动!”通常对方会瞬间警惕起来。

                      来个“Round Robin”,听听所有人的意见。

                      除了会遇上麻烦的人,会议中也常见迟到、早退、心不在焉等等状况的同事,如要提高会议的效率,可私底下向部门经理反馈、提出建议。此外,有效的会议,应有固定或轮流接棒的会议主持人,负责的任务如下:

                      (1) 准备议程
                      (2)跟进案子、向相关负责人提出问题,确认结案措施与日期
                      (3) 有权打断无关的话题,并控制时间

                      没有制定具体规则的会议,在团队缺乏目标,盲目开会的情况下,大家可随意发言,但内容往往流于匮乏、没有重点,并无法解决问题或提升效率。这样的会议并没有实际价值,在人力资源的成本上可说是一种浪费。可惜,这却是现今很多公司里常见的问题。

                      Tags: 专栏开会职场万花筒
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